Beyond spreadsheets
スプレッドシート管理は、
どこで限界が来るのか。
エクセルやスプレッドシートは優秀な道具です。ただし「表を作る」道具であって、「業務を回す」道具ではありません。その差が出るのは、人数が増えたときではなく、もっと手前です。
The signal
限界のサインは「毎月の複製」
スプレッドシートが業務の足を引っ張り始める瞬間は、はっきりしています。先月のファイルを複製して、今月分を作り始めたときです。
複製した瞬間から、そのファイルは「記録」ではなく「作業」になります。毎月、同じ手順を人間が繰り返す前提になってしまうからです。私たちも、稼働明細をこの方法で作っていました。
- 先月のファイルを複製して、中身を消して、今月分を打ち直す
- 単価を変えたとき、どのファイルまで直せばいいか分からない
- 2人で同時に開くとどちらかの入力が消える
- スマホで開くと崩れて読めないので、現場から確認できない
- 数式を消してしまい、合計が合わなくなる
- 結局作った人しか触れないファイルになっている
Difference
表計算と業務システムは、何が違うのか
機能の多さではありません。「同じ情報が1か所にしかないかどうか」です。
スプレッドシート
月ごと・用途ごとにファイルが分かれ、同じ数字が複数の場所に存在します。だから転記が必要になり、転記がある限りズレます。
そしてズレたとき、どれが正しいのかを判断できるのは、作った人だけです。
業務システム
単価は台帳に1つ、シフトは1つ。稼働明細も請求書も、そこを参照して都度組み立てられます。
正しい場所が1つなので、直す場所も1つ。誰が見ても同じ答えになります。
Criteria
乗り換えるべきかの判断基準
全部の会社がシステムを入れるべきだとは思いません。以下に当てはまる数が多いほど、乗り換える価値があります。
毎月、同じ作業を繰り返している
複製・転記・打ち直しが毎月あるなら、それは仕組みで消せる作業です。
その作業ができる人が1人しかいない
休めない、辞められない状態が続いているなら、早いほど良いです。
現場がスマホで確認できていない
スタッフから毎回チャットで問い合わせが来るなら、それは情報が届いていない証拠です。
逆に、月に数枚の請求書を1人で出しているだけなら、スプレッドシートのままで十分です。
道具を変えること自体が目的になると、かえって手間が増えます。判断の軸は「繰り返しの作業が減るか」と「他の人に渡せるようになるか」の2つだけで構いません。How to move
乗り換えは、一気にやらない
私たち自身、最初は請求書の自動作成だけを作りました。次にシフト、次に稼働明細。完成したもの同士を、あとからつなげていきました。一気に全部を置き換えようとすると、使わない画面が増えて、結局戻ることになります。
FAQ
よくあるご質問
エクセルのままで何とかならないのでしょうか？
関数やマクロで作り込めば動きます。ただし、作った人しか直せない状態になりがちです。その人が辞めたときに誰も触れなくなるなら、属人化の形が変わっただけになります。
今までのファイルのデータはどうなりますか？
スタッフ・取引先・単価などの初期登録は当社が代行します。現在お使いのファイルをそのままお預けください。過去のファイルは記録として残しておいて問題ありません。
全部いっぺんに乗り換える必要がありますか？
ありません。シフトと請求書だけで始めて、慣れてから売上管理やタスク管理へ広げる進め方ができます。
パソコンが苦手なスタッフでも使えますか？
入力はクリックと選択が中心で、文字を打つ場面はほとんどありません。保存ボタンもないため、「保存を押し忘れて消えた」も起きません。