Bus factor
単価は頭の中。請求書の書き方も、取引先ごとの細かいルールも、自分しか知らない。忙しいから任せたいのに、教える時間が取れないから、いつまでも自分でやっている。この状態には、名前がついています。属人化です。
Our case
TRYELEADは通信事業でスタッフを抱えています。人が増えるにつれて、シフトを組み、稼働をまとめ、請求書を出す仕事が積み上がっていきました。ひとつひとつは大した作業ではありません。ただ、その全部を代表ひとりが抱えていました。
「私が倒れたら、誰も請求書を出せない」
体調を崩したときと、繁忙期。この2つが重なって、はっきり自覚しました。任せたい気持ちは前からあったのに、教えるタイミングがどうしても見つからなかったのです。Why it happens
「忙しいから」ではありません。任せられない理由は、たいていこの3つのどれかです。
取引先ごと・スタッフごとの単価を知っているのが自分だけなら、請求書を作れるのも自分だけです。
教えようにも、口頭で伝えるには量が多すぎます。そして間違えられたら、金銭のトラブルになります。
請求書を任せるために全体を開けば、会社の売上も、他のスタッフの単価も見えてしまいます。
だから開けない。開けないから任せられない。ここで止まっている会社が多くあります。
毎月やっているのに、手順が頭の中にしかない。教えるには、まず自分の作業を言語化するところから始めなければなりません。
その時間が取れないまま、また今月も自分でやることになります。
How to solve
教える時間を作るのではなく、教えなくても済む状態を作るという考え方です。私たちは、この順番で解消しました。
取引先ごと・スタッフごとの単価を、システムの台帳に登録します。これをやると、金額を知らない人でも請求書が作れるようになります。
覚えている必要がなくなるので、引き継ぎの大部分がここで消えます。
シフトから稼働明細が集計され、台帳の単価と掛け合わされて請求書になる。この流れを自動にすると、人がやるのは確認だけになります。
計算しないので、誰が作っても同じ結果になります。品質が人に依存しなくなります。
管理者と一般の2種類に分け、一般のスタッフにはシフト・稼働明細・タスク・自分が作った請求書だけを見せます。
売上も他人の単価も見えないので、安心して任せられます。私たちは実際の会社の役職に合わせて分けました。
いまは従業員の誰もが請求書を作れます。誰が作っても同じ書式、同じ品質で出てきます。
代表の仕事は「作ること」から「確認すること」に変わりました。あのとき一番怖かった状態は、もうありません。
Note
属人化は、能力の問題ではありません。
情報の置き場所の問題です。
頭の中にある情報を、見える場所に移す。見せる範囲を決める。それだけで、任せられる仕事はかなり増えます。システムは、そのための道具でしかありません。
FAQ
権限を管理者と一般に分けられます。一般のスタッフに見えるのは、シフト・稼働明細・タスク・自分が作った請求書だけです。売上や他人の単価は表示されません。
入力はクリックと選択が中心で、単価は台帳から自動で入ります。判断が必要な部分を仕組み側に寄せているため、覚えることが少なくなります。保存ボタンもないので、操作ミスも起きにくい作りです。
請求書には作成者が紐づきます。一般権限のスタッフは自分が作成したものだけを見られ、管理者は全体を確認できます。
単価の台帳化からです。ここが終わっていないと、他を自動化しても結局その人しか使えません。初期登録は当社が代行しますので、現在の単価表をお預けください。
