Shift × Invoice
シフトと請求書が、
つながっていない。
シフトを組む。月末にスプレッドシートを複製して稼働明細を手打ちする。その数字を見ながら、請求書をまた手で打ち直す。同じ情報を3回入力しているのに、どこかで必ず食い違う。数年前の私たちがそうでした。
Problem
こういう作業が、毎月ありませんか
人材派遣、店舗運営、イベント運営。スタッフの稼働がそのまま売上になる仕事では、この流れが毎月必ず発生します。
- シフトの変更連絡がチャットで流れてくるので、表とズレていく
- 月末、稼働明細を作るためにチャットを何ヶ月分も遡って変更を拾い直す
- スプレッドシートを毎月複製して、日数と単価を手で打ち込む
- その明細を見ながら、請求書をもう一度手で打つ
- スタッフごとの単価が頭の中にしかないので、他の人に頼めない
- どこかで数字が合わず、結局もう一度最初から確認する
Why
原因は、同じ数字を3回入力していること
シフト表・稼働明細・請求書。この3つが別々のファイルとして存在している限り、人が数字を運ぶしかありません。そして人が運ぶ限り、必ずどこかで写し間違いが起きます。
さらに厄介なのは、間違いが起きたときどれが正しいのか分からなくなることです。シフト表が正しいのか、明細が正しいのか、請求書が正しいのか。確認のために、また最初から突き合わせることになります。
Solution
正しい場所を、1つだけにする
TRYELEADの業務管理アプリは、シフトだけを「正」にしています。稼働明細も請求書も、シフトを参照して自動で組み上がる作りです。
シフトを入れる
誰が・いつ・どこに入るかをカレンダーで組みます。変更はその場で全員に反映され、チャットを遡る必要がなくなります。
稼働明細が集計される
シフトから日数が自動で集計され、台帳の単価と掛け合わされます。手で打ち込む欄はありません。
請求書ができる
集計された明細から、インボイス対応のPDFが作られます。転記が発生しないので、金額がズレようがありません。
確認するのは「シフトが合っているか」だけ。
そこさえ合っていれば、明細も請求書も自動的に正しくなります。月末の作業が、突き合わせから確認だけに変わります。Try it
実際に動かしてみてください
シフト表のマスをクリックすると、稼働明細が集計され、請求書が組み上がります。
Also
つながると、任せられるようになる
この連携がもたらす一番大きな変化は、時間の短縮ではありません。その作業を、他の人に渡せるようになることです。
単価が頭の中にあるうちは、請求書を作れるのはその人だけです。単価を台帳に出し、シフトから自動で計算される状態にして初めて、「確認して出しておいて」と頼めるようになります。
FAQ
よくあるご質問
シフトを変更したら、稼働明細も自動で直りますか？
はい。稼働明細はシフトを参照して集計しているため、シフトを直せばその場で反映されます。明細側を手で直す必要はありません。
スタッフごとに単価が違っても対応できますか？
できます。スタッフごと・取引先ごとの単価を台帳に登録しておけば、誰をアサインしても正しい金額で集計されます。ランクや経験に応じた単価の違いも、台帳で管理します。
今使っているスプレッドシートから移行できますか？
できます。スタッフ・取引先・単価などの初期登録は当社が代行します。現在お使いのファイルをそのままお預けください。整形はこちらで行います。
スタッフはスマホだけで使えますか？
使えます。インストールは不要で、ホーム画面に追加すればアプリのように開けます。現場に立ったままシフトと明細を確認できます。